Kuinka valita oikea teknologiakumppani? Vinkit kilpailutuksessa onnistumiseen

03.02.2021

Teknologiasta on tullut erittäin liiketoimintakriittinen osa yrityksen toimintaa. Se voi toimia erottautumistekijänä, joko asiakaskokemuksen, toiminnan tehokkuuden tai kasvun osalta. Mitä kriittisempää teknologia yrityksen liiketoiminnalle on, sitä tärkeämpää on sen toimivuus ja tuen saatavuus – tässä hyvä kumppani on tärkeässä roolissa. Mitä kannattaa ottaa huomioon teknologian yhteistyökumppania valitessa ja miksi valintaan on syytä satsata? IT-palvelujen ostaminen ja kilpailuttaminen voi tuntua vaikealta, mutta sitä sen ei tarvitse olla.

InfoCare teknologiakumppani

Teknologia lisääntyy valtavasti ja lähes jokaisen yrityksen on pohdittava, kuinka se linkittyy omaan liiketoimintaan, ja miten sen toimintavarmuudesta huolehditaan. Mitä tiiviimmin teknologia linkittyy yrityksen liiketoiminnan edellytyksiin, sen tärkeämpää on varmistaa niiden saumaton toimivuus ja nopea apu ongelmatilanteissa.

Parhaimmillaan teknologia edistää kasvua, joten satsaa sen saumattomaan toimivuuteen

Teknologia voi toimia yritykselle myös kasvun mahdollistajana. Esimerkiksi kaupan alalla keskiössä ovat asiakaskokemus ja ostamisen helppous. Teknologia voi tarjota ostokokemusta parantavia ratkaisuja, joita kehitetään jatkuvasti lisää. Esimerkiksi vaatteiden sovittamista voidaan helpottaa älypeilien avulla, ja itsepalvelukassat ovat muuttumassa älykärryiksi ja -ostoskoreiksi, jolloin maksamista ei tarvitse jonottaa. Mainosnäytöt ja mobiilisovellukset tehostavat markkinointiviestintää, kaupassa voidaan herätellä eri aisteja musiikin, tuoksujen tai erilaisten äänimaailmojen avulla ja markkinoinnin kohdentamiseen saadaan apua asiakasprofiloinnilla ja erilaisilla kanta-asiakasohjelmilla. Teknologia tuo siis mahdollisuuksia myös yrityksen kasvulle, mutta sen toimivuus on varmistettava, jotta asiakaskokemus on hyvä. Jos ostokokemusta helpottavaksi tarkoitettu teknologia takkuaa, heijastuu haitta välittömästi liiketoimintaan.

Laitteet ja sovellukset ovat osa toimivaa arkea – varmista nopea tuki ongelmatilanteissa

Erilaisten laitteiden ja sovellusten määrä monipuolistuu sekä kasvaa räjähdysmäisesti. Etenkin loppukäyttäjien laitteet ja sovellukset tulisi nähdä liiketoiminnan mahdollistamisen työkaluina. Kun työntekijällä on oikeanlaiset ja toimivat välineet, saadaan työn tuottavuus ja työtyytyväisyys maksimoitua. Myös jokaisesta itsepalvelulaitteesta ja automaatista löytyy nykyään tietokone, verkko, anturit ja äly. Jos ongelmatilanne yllättää, on tärkeää, että avun saa nopeasti ja sujuvasti. Kun laitteessa ilmenee ongelma, käyttäjäkokemus saattaa olla surkea. Mihin soitan ongelmatilanteessa? Mistä saan apua? Joudunko käymään tilanteen läpi useaan kertaan ja monen eri ihmisen kanssa? Käyttäjä ei välttämättä ole itse perillä laitteeseen liittyvästä teknologiasta ja joskus ongelmista voi olla hankalaa kommunikoida. Ongelmatilanteessa on tärkeää, että saatavilla on nopeasti ammattimaista tukea, kommunikointi on helppoa ja tilanne hoidetaan kerralla kuntoon, eikä asiaa pompotella tukitasolta toiselle.

Valitse kumppani, joka palvelee kokonaisvaltaisesti ja ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa

Kun teknologian kumppani tuntee yrityksen toiminnan ja tarpeet hyvin, voidaan äkillisiinkin tilanteisiin reagoida ripeästi ja joustavasti. Laitteita on nykyään paljon, joten kustannustehokkuus ja asiakasymmärrys lentävät nopeasti roskakoriin, jos jokaisen laitteen tukipalvelut ovat eri taholla. Loppukäyttäjälle olisi tärkeää löytää kumppani, joka osaa ratkaista ongelmatilanteen – etänä tai lähellä. Ongelmaa ei siirretä henkilöltä toiselle, vaan asia hoidetaan kerralla kuntoon. Olipa sitten arkipäivä tai pyhäpäivän ilta, sillä pahimmillaan teknologian takkuaminen heijastuu negatiivisesti ja nopeasti liiketoimintaan.

Muista nämä, kun kilpailutat ja valitset teknologian kumppania!

– Mitä kriittisempää teknologia on yrityksen liiketoiminnalle, sen tärkeämpiä ovat toimintavarmuus ja tuen saatavuus.

– Varmista sujuva, nopea ja asiantunteva tuki ongelmatilanteissa – ongelma tulee saada kerralla kuntoon, ajankohdasta riippumatta!

– Valitse kumppani, joka ymmärtää yrityksen liiketoimintaa ja palvelee kokonaisvaltaisesti.

– Kilpailuta haluttu lopputulos, älä yksittäisiä työvaiheita!

Kilpailuta haluttu lopputulos, älä työvaiheita!

IT-palveluiden ostaminen ja kilpailuttaminen voivat tuntua vaikeilta. Asiakkaat ja palveluntarjoajat ymmärtävät usein elinkaaripalvelut ja niiden sisällön eri tavalla. Osa toimittajista tarjoaa vain laitteen rahoitusta, hankintaa ja käytöstä poistoa. Tällöin käyttäjä voi jäädä yksin, eikä saa työnsä tehokkuuden kannalta tärkeää tukea ja palvelua.

Eri IT-palveluntarjoajien kustannuksia tarkastellessa vertaillaan usein erillisiä komponentteja, kun laitteet, sovellukset sekä ylläpito- ja tukitehtävät on hinnoiteltu erikseen. Tällöin saattaa houkuttaa jättää elinkaarimallin keskeisiä osa-alueita kokonaan pois tai painaa ne hyvin pieniksi. Lopputulos voi olla se, että kilpailutuksen myötä yksikköhinnat pienenivät, mutta kokonaiskustannukset kuitenkin kasvoivat. Tästä syystä on tärkeää jo kilpailutusvaiheessa miettiä laajemmin kokonaiskuvaa ja sitä, miltä lopputuloksen tulisi näyttää. Kilpailuttamalla yksittäisiä työvaiheita karsit pois myös palveluntarjoajien vahvuudet ja erottautumistekijät yhden muotin alle, mikä harvoin auttaa liiketoiminnan tukemisessa ja kumppaniyhteistyön jatkuvassa kehittämisessä.

Elinkaariajattelu helpottaa IT-palveluiden valintaa ja arjen sujuvuutta

Kun IT-palveluiden kokonaisuus kattaa jokaisen laitteen elinkaareen liittyvän palvelun ennalta sovittuun ja selkeästi budjetoituun hintaan, on niiden hankinta helppoa ja selkeää, eikä huomaamatta tule karsittua pois kokonaisuuden kannalta oleellisia vaiheita tai palveluita. Ennakoivan kunnossapidon ja valvonnan avulla voidaan vähentää häiriöiden määrää, kun virhetilanteet laitteissa ja sovelluksissa tunnistetaan ajoissa. Näin ongelmat voidaan ratkaista usein jo ennen kuin ne vaikuttavat käyttäjän työskentelyyn.

Aito elinkaaripalvelu on helppoa palvelun ostajalle ja mielekästä molemmille osapuolille, kun kokonaisuus on hyvin hallussa ja molempien intressinä on palveluiden jatkuva kehittäminen. Keskity siis jo palvelun kilpailutus- ja valintavaiheessa siihen, että saat palveluntarjoajalta aidosti kokonaisvaltaisen ratkaisun, jolloin myös kustannusten hahmottaminen on helpompaa.

InfoCare on Pohjoismaiden suurin itsenäinen laite- ja merkkiriippumaton tietotekniikan palveluntarjoaja yritysasiakkaille. Koko Suomen ja Pohjoismaiden kattava palveluverkostomme tukee etänä ja lähellä 24/7/365. Haluatko kuulla palveluistamme lisää? Ota yhteyttä!

Pete Brusi, Toimitusjohtaja, InfoCare Oy
puh: 040 5869 320

Jori Sistonen, Palveluliiketoiminnan johtaja, InfoCare Oy
puh: 050 3161 093

Katso myös Jori Sistosen esitys Vantaan kaupungin Urbaania kasvua -hankkeen Kasvua liiketoimintaan -tapahtumassa. Esitys valottaa, kuinka teknologia voi toimia kasvun mahdollistajana. Katso video!